Quelques informations à l'adresse des OT et SI du réseau
relatives à l’organisation de la Foire de Paris 2011 :
PERMANENCES
Le planning des permanences pour la tenue du stand « Tourisme Hauts-de-Seine – Île-de-France » est ouvert !
Merci de nous faire connaître vos disponibilités au plus vite, et ce impérativement à l’aide du tableau disponible en suivant ce lien (ctrl+clic) :
https://spreadsheets.google.com/ccc?key=0AgBSYkmbv_-IdGlNd2hOMEtUQjNraGwwNGNQeWpTUGc&hl=en&authkey=CJuMz3M
Vous devez nous indiquer au minimum deux choix, le numéro 1 étant votre préférence.
Les premiers répondants seront les premiers servis, nous ferons ce qui est en notre pouvoir pour arranger tout le monde.
Deux villes pourront être représentées par jour sur le stand.
Chaque permanence devra impérativement être assurée par au minimum deux personnes de votre OT ou SI, ce afin de se relayer au moment du déjeuner ou en cas de pause. L’horaire que nous avons sur le planning devra être respecté dans son intégralité. La direction du salon demande une présence effective sur le stand 15 minutes avant l’ouverture et 15 minutes après la fermeture au public. Le stand ne devra en aucun cas être laissé vide et sans surveillance.Outre l’habituelle nocturne jusqu’à 23h, lors de laquelle nous organisons pour la deuxième année consécutive le Cocktail Partenaires Touristiques, de 19h à 23h00.
Nouveauté 2011 : y aura quatre «After» jusqu’à 21h. Nous les avons distingués sur le planning en tant que tranche 18h30 – 21h afin de faciliter la tenue du stand. Merci de vous mobiliser pour être présents également sur cette tranche horaire.
Les bonnes volontés disponibles le 27 avril et le 8 mai au soir pour l’installation du stand et le démontage seront les bienvenues, merci de nous solliciter à ce sujet.
Je vous rappelle que vous devez impérativement respecter les horaires qui vous sont demandés.
Respecter la décoration du stand, la disposition de la documentation, la représentation de chaque ville et département.
Laisser toujours un stand propre et accueillant,
En arrivant, lire le tableau de liaison et les instructions dans la réserve.
DOCUMENTATION
Nous comptons, comme les années précédentes sur chacun de vos OT et SI pour :
- Préparer la documentation de votre OT ou SI et a en quantité suffisante pour toute la durée du salon et affiches).
- Vous rapprocher des sites « phares » de vos territoires pour récupérer la leur
- Livrer le tout dans l’un des deux points de collecte, sur rendez-vous, avant le samedi 23 avril 2011 :
o L’OT de Clichy La Garenne pour la moitié Nord du département – 61 rue Martre 92100 Clichy La Garenne T. 01 47 15 31 61 office-de-tourisme@ville-clichy.fr
o L’OT de Clamart pour la moitié Sud du département – (A partir du mardi 19 avril) 22 rue Paul Vaillant Couturier 92140 Clamart T. 01 46 42 17 95 tourisme@clamart.fr
ENTREES
Les Offices de Tourisme qui tiendront une permanence recevront comme de coutume 10 entrées pour permettre à leurs représentants de tenir le stand.
Il ne sera pas accordé gratuitement d’entrées supplémentaires.
Aucune diffusion d'entrées gratuites ne sera faite auprès du grand public.
Les badges supplémentaires ont été commandés pour ceux en ayant fait la demande, il seront transmis dès l’ouverture du salon.
Une première commande d’entrées à tarif CE a été passée. Aussi, (sauf si les commandes atteignent les 100 entrées) le prix sera désormais de 9€50.
COCKTAIL PARTENAIRES
Les cartons d’invitation pour le cocktail vous parviendront avec vos 10 entrées.
Une participation financière de 50€ par OT SI sera sollicitée, sur facture, suite à la décision unanime prise par l’Assemblée Générale du 06/04/2011. Ceci y sera mentionné plus en détails lors de cet envoi.
Il sera impérativement demandé de confirmer sa présence avant le lundi 2 mai 2011.
Pour toute autre question non mentionnée dans cet article, n’hésitez pas à nous contacter.
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